مثلث روابط عمومی، مدیران سازمان و مردم از گذشته تاکنون وجود داشته است. اما با توسعه تکنولوژی ابزارهای ارتباطی تغییر کرده و روابط عمومی‌ها در دنیای مدرن تحلیل تحلیل دقیق‌تری از دیدگاه مخاطبان دارند.

به گزارش سرمایه فردا، با توجه به اینکه ۲۷ اردیبهشت ماه روز روابط عمومی است، در این مطلب به بررسی نقش روابط عمومی در توسعه تعاملات با مخاطبان و همچنین تاثیر پیشرفت تکنولوژی و ظهور ابزارهای جدید ارتباطی در دستیابی به اهداف روابط عمومی ها پرداخته شده است.
به گزارش نبض اقتصاد، روابط عمومی (Public Relations) واحدی سازمانی است که تمامی استراتژی‌ها و اقدامات را با هدف ارتباط با عموم مخاطبان و ایجاد یا حفظ تصویر عمومی از یک سازمان، گروه یا برند انجام می‌شود. به عبارت دیگر نقش اصلی آنها طیف گسترده‌ از تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی است.

ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی

در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی روابط‌عمومی در حل مسائل سازمان و مخاطبان مرتبط با بهره‌گیری و مدیریت افکارعمومی بهترین راه حل ها را ارائه می دهد.
روابط عمومی درون سازمانی بیشتر به تعامل همکاران در یک سازمان یا شرکت توجه می کند تا از این طریق بهره وری در کار افزایش یابد. همچنین راهبردهای مدیریتی سریعتر و به بهترین شکل ممکن به کارکنان منتقل شود.

در مقابل دیدگاه‌ها و نظرات کارکنان به مدیران نیز منتقل می شود. در چنین شرایطی روابط عمومی کمک می کند تا تعارضات و اختلافات برطرف شود. این موضوع در راستای اهداف سازمانی منجر به تدوام حضور کارکنان موثر در سازمان و افزایش راندمان کاری شرکت خواهد شد.

روابط عمومی برون سازمانی در یک کسب و کار برقرار کردن ارتباط با مشتریان، رقابت با شرکت‌های هم‌رده، برقراری ارتباط با همکارانی که به صورت دورکار عضو تیم هستند و…  را پیگیری می کنند. در واقع تمام فعالیت‌هایی که در خارج از چهار چوب سازمان انجام می‌شود و به نوعی به هدف نهایی سازمان ارتباط دارد را پیگیری می کنند. برای نمونه روابط عمومی ها در این موقعیت تلاش دارند مخاطبان را به سازمان نزدیک تر کنند تا آنچه مدنظر مدیران است را به مخاطبان منتقل کنند.

عبور از ارتباطات محدود در روابط عمومی سنتی

روابط عمومی سنتی، ارتباط سازمان‌ها، گروه‌ها و کسب وکار با مردم کاملا یکطرفه بود. به طوری که حجم زیادی از اطلاعات به صورت کاملا رسمی  پیرامون سازمان، محصولات و خدمات آن، از طریق روزنامه ها، مجلات، تلویزیون، رادیو یا بیلبوردها به گوش مخاطبان می رسید. حتی زمانی که محصول جدیدی قرار بود مطابق نیاز مصرف‌کنندگان طراحی و روانه بازار شود، باز هم برای اینکه بتواند بیشترین بازدهی را داشته باشد، تعاملی با جامعه مخاطب نداشتند.

روابط عمومی سنتی و رسانه های جمعی

در بسیاری از مواقع به دلیل عدم استقبال مخاطبان از محصولات معرفی شده باعث بروز نارضایتی شرکت عرضه‌کننده محصول می شد. در چنین شرایطی مدیران شرکت ها و سازمان‌ها نیز روابط عمومی را بی‌اثر یا ناکارآمد می دانستند. در حالی که شکل تعامل و نوع ابزارهای استفاده شده منجر به کاهش کارآمدی واحد‌های روابط عمومی شده بود.
از طرف دیگر روابط عمومی سنتی از رسانه های جمعی مثل تلویزیون، بیلبورد استفاده می کنند که مخاطبان عمومی حضور دارند. از این رو امکان گزینش مخاطب و انتخاب گروه خاصی از آنان برای انتقال پیام وجود ندارد. اطلاع رسانی از این طریق باعث شده تنها بخش کوچکی از مخاطبان هدف روابط عمومی پیام را دریافت کنند.

از طرف دیگر روابط عمومی برای اینکه بتواند نتیجه کمپین یا اطلاع رسانی خود را ببیند و برای شکل ارتباط و حتی تغییر محتوای پیام تصمیم بگیرد به بازخورد و داده و آمار  نیاز دارد. اطلاع رسانی از طریق رسانه های مانند تلویزیون هیچ داده ای از نتیجه کمپین به روابط عمومی ها نمی دهد.
از طرف دیگر نوعِ نگاه از درون به بیرونی شیوه روابط عمومی سنتی باعث  پیدایش لحن خشک و رسمی در پیامها می‌شد. از این رو هر محتوایی که برند در این شیوه از روابط عمومی منتشر می کرد، به دلیل بستر و نوع رویکرد آن، حالت بیانیه و بخش نامه رسمی داشت.

نقش روابط عمومی دیجیتال در تعاملات با مخاطبان

وقتی در عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم روابط عمومی دیجیتال به‌کارگیری ابزارهای دیجیتال و آنلاین در راستای تحقق برنامه‌ها و اهداف روابط عمومی است.باید این انتظار را داشته باشیم که روابط عمومی نیز به عنوان بخشی از برنامه‌های ارتباطی خود از تکنولوژی‌های روز و شبکه‌های اجتماعی استفاده می کنند.
در واقع ظهور شبکه‌های اجتماعی این شرایط را فراهم کرده است که روابط عمومی ها ارتباط نزدیک و تعامل بهتری با مخاطبان داشته باشند و برنامه‌ها و کمپین‌های روابط عمومی دیجیتال شکل بگیرد. این موضوع به مهمترین مزیت روابط عمومی دیجیتال تبدیل شده است. زیرا در گذشته روابط عمومی ها از رسانه‌هایی چون نشریات، تلویزیون و رادیو برای اعلام بیانیه‌ها و اطلاع رسانی استفاده می‌کردند که مبنای آن ارتباط یک‌طرفه بود. اما رسانه‌ها و ابزارهای دیجیتال این شرایط را فراهم کرده‌اند که ارتباط دو طرفه میان مخاطبان و مشتریان با برند ایجاد شود.

تاثیر ظهور تکنولوژی‌های جدید در فضای آنلاین

از طرف دیگر ظهور تکنولوژی‌های جدید در فضای آنلاین و دنیای دیجیتال این ظرفیت را به وجود آورده است که شیوه جدیدی از ارتباطات شکل بگیرد. به طوری که روابط عمومی از طریق کانال‌های مختلف می تواند با طیف وسیعی از مخاطبان و مشتریان در ارتباط باشد.
از مزایای روابط عمومی دیجیتال در ایجاد تعامل بهتر و موثرتر با مخاطبان امکان انتقال سریع و مقرون‌به‌صرفه انواع فرمت‌های پیام است. همچنین استفاده از شاخص‌های عملکردی، ابزارهای تحلیلی و اندازه‌گیری برای سنجش میزان موفقیت کمپین‌های مختلف آنلاین در روابط عمومی دیجیتال امکان پذیر است.
البته نباید نادیده گرفت که مهمترین تفاوت میان روابط عمومی دیجیتال و روابط عمومی سنتی در ابزارها و نوع مخاطب است. برای نمونه اگر مخاطبان روابط عمومی مدیران رده‌ بالا هستند نمی‌توانند از بستر شبکه اجتماعی برای انتقال پیام یا اجرای برنامه‌های روابط عمومی خود استفاده کنند، زیرا مدیران رده بالا زمان کمی را صرف شبکه‌های اجتماعی می‌کنند.