عملکرد دفتر ریاست‌جمهوری چگونه باید باشد؟

به گزارش سرمایه فردا، باراک اوباما، در همان اولین روزهای آغاز ریاست‌جمهوری خود دفتر تازه‌ای در ضلع غربی کاخ سفید که بخش اداری است، راه انداخت. دفتری که در ابتدا با ۱۰ کارآموز و یک مسئول کار را شروع کرد و شمار کارکنان این دفتر در آخرین سال ریاست‌جمهوری اوباما به بیش از ۶۰ کارآموز و ۱۰ نیروی ثابت و یک مسئول رسیده بود.

دفتری که اسم آن «دفتر مکاتبات ریاست‌جمهوری» شد و اهالی کاخ سفید با عنوان اختصاری «او.پی.سی» از آن نام می‌بردند. پیش از این رئیس‌جمهور ویلیام مک‌کینلی دفتر مشابه‌ای در کاخ سفید راه انداخته بود. اما حجم کار این دفتر همیشه بسیار محدود بود و هیچ‌وقت رئیس‌جمهوری خود را مقید به خواندن مداوم نامه‌ها نکرده بود، چه رسد به این‌که وقت بگذارد و به نامه‌ها پاسخ دهد.

باراک اوباما از همان ابتدا یک قاعده شخصی وضع کرد و تا آخرین روز ریاست‌جمهوری خود به آن پایبند ماند:‌ تک‌تک نامه‌هایی که خطاب به او ارسال می‌شود، باید خوانده شود. کارکنان دفتر مکاتبات شخصی ریاست‌جمهوری باید هر روز ۱۰ نامه را انتخاب و روی میز کار او بگذارند. اوباما هرشب نامه‌هایی را که انتخاب شده بود.

صدای مردم در دفتر ریاست‌جمهوری شنیده شود

به بخش خصوصی کاخ سفید که محل زندگی او و خانواده‌اش بود می‌برد. نامه‌ها را در خلوت شب می‌خواند، برای بعضی از آن‌ها با دست‌خط شخصی جواب می‌نوشت، در حاشیه‌ بعضی دیگر از نامه‌ها نکاتی را می‌نوشت تا کارکنان با این محور و کلیدواژه‌ها برای نامه جوابی بنویسند و چندتایی از این نامه‌ها را قاب کرد، به دیوار دفتر کار خود زد تا همیشه جلوی چشمش باشد.

از اوباما پرسیده چه شد که تصمیم گرفت پیگیر و مداوم و حتی در سفر کاری و تعطیلات، روزی ۱۰ نامه را بخواند و پاسخ دهد؟ اوباما در پاسخ می‌گوید که عادتِ نامه خواندن او را «سر پا نگه می‌داشت» و به او هر روز یادآوری می‌کرد که یادش نرود پشت هر مخالفت، موافقت، رنج و اندوه، خشم و فریاد یک انسان یا گروهی از انسان‌ها وجود دارند که مهم‌اند، قصه‌ای دارند و باید قصه‌ی آن‌ها را شنید و در تصمیم‌گیری حواس‌ات به آن‌ها باشد.

می‌گوید نامه نوشتن و نامه خواندن به او کمک کرد که هم‌دردی و هم‌دلی بیشتری داشته باشد، چیزی که به نظرش، رمز کلیدی تغییر است و نقطه‌ای که آدم‌ها را از فرد به جمع می‌رساند و به آن‌ها توانایی «ساختن اجتماعی کوچک» در راه رسیدن به هدفی مشخص را می‌دهد.

باراک اوباما در این باره گفته است: می‌توانم فهرستی ردیف کنم که دستاوردهای من این سیاست‌ها، لوایح، موفقیت‌ها، توافق‌ها و غیره بود. ولی بگذار صادقانه بگویم. چیزی که واقعاً به آن افتخار می‌کنم این است که هشت سال تکیه زدن بر صندلی ریاست در کاخ سفید باعث نشد خودم را گم کنم و یادم برود که چه کسی هستم. خواندن مداوم این نامه‌ها مهم‌ترین عاملی بود که نگذاشت یادم برود چه کسی هستم.

۱-  پشت هر مخالفت، موافقت، رنج و اندوه، خشم و فریاد یک انسان یا گروهی از انسان‌ها وجود دارند که مهم‌اند، «قصه‌ای» دارند و باید «قصه‌ آن‌ها» را شنید و در تصمیم‌گیری ها حواس‌ مان به آن‌ها باشد. در هر رده سازمانی که هستیم، اگر تصیمات ما، روی زندگی افراد موثر است. باید قصه آنان را نیز گوش کنیم. اینکه بگوییم که شما نمی فهمید و ما برای شما تصمیم می گیریم و ما بیشتر می فهمیم نام دیگر استبداد است. گاهی اوقات تصمیمی که ما می گیریم و باعث می شود که ده ها کارگاه و کارخانه یک شبه برود روی هوا و بعد هم به راحتی از آنان بخواهیم که مقاومت کنند. این هنر مدیریت نیست. 

۲-  سازوکار و سیستم طراحی کنیم. می توان ساعت ها در مورد اهمیت شنیدن صدای مشتری، صدای مردم و صدای مخالفین صحبت کرد. اما سازوکاری اجرایی برای شنیدن صدای آنان نداشت. ابتکار فوق نشان می دهد که صرفا حرف های شیک زدن در مورد توسعه، دموکراسی و گفتگوی اجتماعی و پاسخگویی و … فایده ای ندارد باید آن را تبدیل کرد به یک سازوکار/سیستم مشخص برای آنکه اطمینان یابیم ایده های انتزاعی به سازوکارهای زمینی تبدیل می شوند.

یک نکته جالب تاریخی  که برای من کاملا تعجب برانگیز بود این بود که حضرت امیر در زمان حکومت خود متوجه شد که برخی نمی توانند شکایات و خواسته هایشان را با وی در میان بگذارند یا به واسطه عدم دسترسی یا شرم یا ترس، برای اولین بار مکانیزمی طراحی کرد به نام «بیت القصص» (به معنای خانه قصه ها) تا مردم مستقیما با او در تماس باشند.

ایکاش قصه های پرغصه این مردم را بیشتر و همین امروز بشنویم! شاید فردا دیر باشد. بخش خصوصی کاخ ریاست جمهوری ما می تواند محل آنالیز بدون سانسور خواسته ها، قصه ها، غصه ها و افکار عمومی باشد. شاید روایت مردم از زمانه و زندگی با ما متفاوت باشد.

عملکرد دفتر ریاست‌جمهوری باید اینگونه باشد تا آخرین روز کار رییس‌جمهور باید تعهدات خود را ایفا کند. در مطلب زیر تعهدات دفتر رییس‌جمهور آمریکا بیان شده‌است.