داشبورد مدیریتی پروژه (اصول طراحی گزارش های حرفه ای)

به گزارش سرمایه فردا، مدیران پروژه برای تصمیم گیری به اطلاعات سریع و دقیق نیاز دارند. آنها فرصت بررسی داده های خام و جداول طولانی را ندارند. داشبورد مدیریتی با نمایش تصویری شاخص های مهم وضعیت پروژه را در یک نگاه خلاصه می کند و فرآیند تصمیم گیری را سرعت می بخشد. این گزارش ها مانند پنل نمایشگر خودرو عمل می کنند که اطلاعات ضروری را به شکلی ساده نمایش می دهند.

اهمیت داشبورد در مدیریت پروژه

یک داشبورد خوب، داستان پروژه را به زبان تصویر بیان می کند. کاربرد اکسل در برنامه ریزی و کنترل پروژه برای ساخت این گزارش های تصویری به دلیل انعطاف پذیری و دسترسی آسان، بسیار گسترده است. این ابزار به متخصصان کمک می کند تا ارزش کار تیم را به خوبی به مدیران ارشد نشان دهند. طراحی داشبورد فقط یک مهارت فنی نیست، بلکه به شناخت مخاطب و توانایی داستان گویی تصویری هم نیاز دارد. اگر نتوانیم نتیجه عملکرد تیم را به شکلی شایسته ارائه کنیم، ارزش تخصص و کار انجام شده مشخص نخواهد شد.

اجزای اصلی یک داشبورد حرفه ای

یک داشبورد استاندارد باید شامل اطلاعات مشخصی باشد تا تصویری کامل از وضعیت پروژه ارائه دهد. این اجزا به نقل از  برنامه ریزی و مدیریت پروژه (کران زاده) عبارتند از:

• اطلاعات شناسنامه پروژه: شامل موضوع، زمان تهیه گزارش و تاریخ به روزرسانی داده ها.
• شاخص های عملکرد: نمایش شاخص های مهمی مانند پیشرفت برنامه ای و واقعی.
• نمودارهای پیشرفت: منحنی معروف به «نمودار S» که وضعیت پیشرفت را در طول زمان نشان می دهد و جداول مقایسه ای تاخیرات.
• وضعیت مالی و احجام: نمودارهای مربوط به هزینه ها، درآمدها و مقادیر کارهای اصلی پروژه.
• تحلیل موانع و مشکلات: اختصاص بخشی از گزارش به چالش ها و ریسک های پیش روی پروژه بسیار مهم است.

اصول طراحی یک داشبورد گویا

طراحی داشبورد فقط چیدن نمودارها کنار هم نیست. برای اینکه گزارش شما خوانا و موثر باشد، باید این اصول را رعایت کنید:

• چیدمان هوشمندانه: اجزا را طوری بچینید که مخاطب ارتباط بین آن ها را درک کند. برای مثال، بهتر است خلاصه وضعیت پیشرفت در نیمه بالایی داشبورد قرار بگیرد.
• پرهیز از شلوغی: یکی از اشتباهات رایج، نمایش تمام اطلاعات موجود در داشبورد است. یک گزارش خوب، فقط شاخص های منتخب و مهم را نشان می دهد و از جزئیات غیرضروری پرهیز می کند.
• انتخاب نمودار درست: هر نموداری برای نمایش هر نوع داده ای مناسب نیست. برای مثال، نمایش روند زمانی با نمودار دایره ای اشتباه است. باید برای هر داده، نمودار متناسب با آن را انتخاب کرد.
• رنگ بندی هدفمند: از رنگ ها برای انتقال پیام استفاده کنید، نه برای تزئین. برای نمونه، رنگ سبز برای وضعیت مطلوب و رنگ قرمز برای هشدار به کار می رود. استفاده بیش از حد از رنگ های متنوع، مخاطب را سردرگم می کند.

مقایسه ابزارهای ساخت داشبورد

گرچه کاربرد اکسل در برنامه ریزی و کنترل پروژه بسیار زیاد است، ابزارهای دیگری نیز برای این کار وجود دارند. جدول زیر تفاوت های اصلی این ابزارها را نشان می دهد.

خودکارسازی گزارش ها

یکی از اصول مهم در طراحی گزارش های حرفه ای، قابلیت به روزرسانی خودکار است. قالب داشبورد باید طوری طراحی شود که با کمترین دخالت دست تکمیل شود. با استفاده از فرمول نویسی در اکسل، می توان پایگاه داده های پروژه را به نمودارها متصل کرد. به این ترتیب، با ورود داده های جدید، داشبورد به صورت خودکار به روز می شود و فقط بخش تحلیل متنی نیاز به ویرایش دستی دارد. این کار جلوی خطاهای انسانی را می گیرد و در زمان صرفه جویی می کند.

جمع بندی

داشبورد مدیریتی یک پل ارتباطی بین داده های فنی پروژه و تصمیمات مدیریتی است. یک گزارش موفق، با شناخت مخاطب طراحی می شود، از نظر ظاهری ساده است و بر شاخص های مهم تمرکز دارد. استفاده حرفه ای از ابزارهایی مانند اکسل، ارزش کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه را در سازمان بالا می برد، زیرا بصری سازی داده ها الگوهایی را نشان می دهد که در میان انبوه اعداد پنهان مانده اند.

سوالات متداول در مورد طراحی داشبوردهای مدیریتی

در این بخش به چند پرسش رایج در زمینه طراحی داشبوردهای مدیریتی پاسخ می دهیم.

چرا داشبورد مدیریتی مهم است؟

چون اطلاعات پیچیده را به شکلی ساده و قابل فهم نمایش می دهد و به مدیران برای گرفتن تصمیمات سریع و درست کمک می کند.

آیا اکسل برای ساخت هر نوع داشبوردی مناسب است؟

برای اکثر پروژه ها بله. اما برای کار با حجم بسیار بالای داده ها و نیاز به تحلیل های پیچیده، ابزارهایی مانند پاور بی آی عملکرد بهتری دارند.

مهم ترین اشتباه در طراحی داشبورد چیست؟

شلوغ کردن گزارش با اطلاعات غیرضروری. یک داشبورد خوب باید ساده باشد و فقط بر شاخص های عملکردی مهم تمرکز کند.

آیا برای ساخت داشبورد در اکسل به کدنویسی نیاز داریم؟

خیر. با ابزارهای پایه اکسل مانند جداول محوری و نمودارها می توان داشبوردهای کاملا حرفه ای و پویا ساخت. کدنویسی فقط برای خودکارسازی های بسیار پیشرفته لازم است.